Das Programm Lager-PROFI unterstützt das Bestandsmanagement als Teilbereich der Beschaffungslogistik. Es werden alle Vorgänge im Bereich Wareneingang, Einlagerung, Verwaltung von Lagerplätzen, Auslagerung, Kommissionierung und Warenausgang abgebildet. Dies beinhaltet auch die Verwaltung von Artikeln, Kunden, Lieferanten und Mandanten sowie die Fakturierung.
Stammdatenverwaltung
Berechtigungen
Das Berechtigungssystem erlaubt die Vergabe individueller Berechtigungen pro Benutzer und Funktion, d.h. jedem Benutzer kann pro Funktion eine Berechtigung zum Lesen, zum Anlegen, zum Ändern, zum Löschen und zum Drucken gegeben bzw. entzogen werden, soweit diese Funktionen im jeweiligen Kontext sinnvoll sind. Die Benutzer können zu Benutzergruppen zusammengefasst werden. Jeder zu einer Gruppe hinzugefügte Benutzer erhält damit automatisch alle Rechte der Gruppe. Diese Rechte können aber benutzerbezogen übersteuert werden.
Adressen
Verwaltung aller Adressen für Mandanten, Lieferanten, Kunden etc. Der Adresstyp legt fest, ob es sich um einen Mandanten, einen Kunden, einen Lieferanten oder eine Personenadresse handelt. Die Adresse ist über die Adressnummer eindeutig bestimmt, weshalb der Lager-PROFI auch mit einer externen Adressverwaltung arbeiten kann (sofern sie die benötigte Funktionalität bereitstellt) und umgekehrt die Adressverwaltung des Lager-PROFI auch für externe Systeme nutzbar ist.
Artikel
Sämtliche eingelagerten Artikel werden in der Artikelverwaltung angelegt und verwaltet. Die Artikel werden kundenabhängig geführt und enthalten alle Details bezüglich Stückzahl, Packungsgrößen etc. Der aktuelle Bestand ist für jeden Artikel ersichtlich und System gibt eine Warnmeldung, wenn z. B. der Mindestbestand eines Artikels unterschritten wird.
Lagerstamm
Lager
Ein Lager beschreibt einen räumlich zusammenhängenden Bereich, in welchem Waren gelagert werden. Er ist in der Regel mit dem Lagergebäude identisch, jedoch kann ein Gebäude durchaus auf mehrere Lager aufgeteilt werden.
Lagerbereich und Lagerbereichsarten
Ein Lager wird in Lagerbereiche unterteilt. Lagerbereiche unterscheiden sich normalerweise durch die Art der Lagerhaltung (Kühlbereich, Frischbereich etc.)
Lagergruppe und Lagergruppenarten
Ein Lagerbereich besteht aus einer oder mehreren Lagergruppen, das sind rechteckige Bereiche mit Lagerplätzen identischen Ausmaßes (Regale mit gleichen Abmessungen etc.)
Lagerplätze und Lagerplatzarten
Eine Lagergruppe besteht aus identischen Lagerplätzen. Ein Lagerplatz ist daher z.B. ein Regalelement und kann je nach Lagergruppenart (z.B. Regallager, Rollenlager etc) ein oder mehrere Transporteinheiten aufnehmen.
Stellplätze
Ein Lagerplatz hat einen oder mehrere Stellplätze. Jeder Stellplatz nimmt genau eine Transporteinheit auf. Die Anzahl von Stellplätzen pro Lagerplatz ist je nach LagerplatzArt unterschiedlich, ja sie kann sogar bei ein- und derselben Lagerplatzart unterschiedlich sein (z.B. 2/3 Lagerung, entweder 3 schmale Paletten oder 2 breite, d.h. je nach Belegung 3 oder 2 Stellplätze). Sind die Stellplätze fix beschriftet (und nicht die Lagerplätze), so darf diese Form der variablen Stellplatznutzung nicht angewendet werden. Das Programm arbeitet intern mit einer Lagerplatznummerierung und fügt die Stellplatznummer zur Lagerplatznummer hinzu. Alternativ kann aber als Ausgabe an den Benutzer eine durchlaufende Nummerierung gewählt werden. Dies bedingt allerdings, dass die LagerplatzArt eines Lagerplatzes innerhalb eines Lagerbereiches nicht nachträglich auf eine Art geändert wird, die eine andere Zahl an Stellplätzen hat, da ansonsten die fortlaufende Nummerierung aller nachfolgenden Stellplätze verändert würde.
Transporteinheittypen
Definition der Art und physikalischen Abmessungen einer Transporteinheit (z.B. Europaletten) sowie deren minimaler seitlicher Abstand (Überhang). Tabelle TETyp. Eine Transporteinheit ist eine paketierte Ware, die auf einem Stellplatz abgestellt wird.
Avistypen
Hier können unterschiedliche Typen für den avisierten Wareneingang festgelegt werden. Vorläufig wird nur ein Typ unterstützt (Avis via Webschnittstelle).
Kommissionierplätze und Kommissionierzonen
Hier werden die Kommissionierplätze definiert. Mehrere Kommissionierplätze können zu einer Kommissionierzone zusammengefasst werden.
Bestandsmanagement
Wareneingang
Der Wareneingang kann geplant oder ungeplant erfolgen. Beim geplanten Wareneingang werden alle gelieferten Artikel mit Lieferdatum avisiert. Diese Artikel können dann bereits vor der Lieferung zu Transporteinheiten (TE) zusammengefasst und die Lagerplätze dafür reserviert werden. Nach der Lieferung werden die Artikel zu den entsprechenden Transporteinheiten umgepackt und eingelagert.
Beim ungeplanten Wareneingang werden die Artikel nach der Lieferung zu Transporteinheiten zusammengefasst und anschließend eingelagert.
Ungeplanter Wareneingang
Die Daten zur Erfassung der Transporteinheiten werden vom Mitarbeiter nach der Anlieferung der Waren eingegeben. Die Eingabe erfolgt über dieselbe Schnittstelle wie beim geplanten Wareneingang, aber mit anderem AvisTyp (Intern). Dabei kann eine TE-Nummer vergeben oder vom System vorgeschlagen werden. Diese Nummern müssen eindeutig sein. Es werden alle Artikel zu der entsprechenden Transporteinheit erfasst. Es ist auch eine Mehrfacherfassung möglich, d.h. es wird die Anzahl gleichartiger Transporteinheiten eingegeben und das System vergibt fortlaufende TE-Nummern dafür. Dabei kann als TE-Bezeichnung auch die Artikelnummer verwendet werden.
Nach der Freigabe wird ein Etikett mit der TE-Nummer ausgedruckt und auf die TE geklebt. Ebenso wird ein Transportauftrag ausgedruckt, welcher alle für den Staplerfahrer erforderlichen Informationen enthält.
Nach der Einlagerung wird anhand des erledigten Transportauftrages der Status des internen Avis auf Eingelagert gesetzt.
Geplanter Wareneingang (Avis)
Das Avis wird bereits vor der Anlieferung der Waren angelegt. Dieses Avis enthält alle Artikel, die angeliefert werden. Anschließend werden diese Artikel zu Transporteinheiten zusammengefasst und das Avis freigegeben. Es wird ein TE-Etikett und ein Transportauftrag gedruckt.
Nach der Einlagerung wird anhand des erledigten Transportauftrages der Status des externen Avis auf Eingelagert gesetzt.
Einlagerung
Bei der Erfassung der Transporteinheit kann ein Stellplatz oder ein Lagerbereich vorgegeben werden. Wird nur ein Lagerbereich (Lagergruppe) vorgegeben, so wird durch die Freiplatzsuche automatisch ein Stellplatz vergeben. Die Freiplatzsuche erfolgt entweder nach einem chaotischen System oder unter Berücksichtigung der räumlichen Nähe der einzulagernden Artikel und berücksichtigt die physikalischen Abmessungen der TE sowie das zulässige Gewicht (Feldlastüberwachung).
Warenausgang
Der Warenausgang wird über die Auftragsverwaltung gesteuert. Dabei können sowohl geplante Auslieferungen für Kunden erfasst als auch ungeplante Auslieferungen über interne Aufträge abgebildet werden.
Auftragsverwaltung
Es gibt Kundenaufträge (Geplanter Warenausgang) und interne Aufträge (Ungeplanter Warenausgang). Die Aufträge können sowohl ganze Transporteinheiten als auch einzelne Artikel enthalten. Normalerweise enthalten sie Kunde, Artikel und die jeweilige Menge.
Für die Auslagerung können manuell Transporteinheiten ausgewählt werden oder das Programm wählt automatisch geeignete Transporteinheiten. Durch diesen Vorgang werden die gewählten Transporteinheiten reserviert. Sind alle Artikel des Auftrages einer Transporteinheit zugeordnet, muss der Auftrag freigegeben werden. Dabei wird für jede Transporteinheit ein Transportauftrag gedruckt.
In der Auftragsübersicht werden alle aktuellen Aufträge mit ihrem jeweiligen Status dargestellt und können weiterbearbeitet werden.
Kommissionierung
Es können beliebig viele Kommissionierplätze angelegt werden. Jeder Kommissionierplatz gehört einer bestimmten Kommissionierzone an. Der vorzuschlagende Kommissionierplatz wird bei den Artikeldaten hinterlegt.
Falls für einen Auftrag Artikel aus dem Kommissionierbereich gewählt werden, werden neue TEs erstellt, denen die zu kommissionierenden Artikel zugeordnet werden. Nach der Freigabe werden Kommissionierlisten gedruckt (eine pro Kommissionierzone). Anhand dieser Listen werden die TEs in der Kommissionierzone aufgefüllt, bereitgestellt und mit einem bei der Freigabe ausgedruckten Aufkleber versehen. Mit den fertig abgearbeiteten Kommissionierlisten wird der Status der TEs als Bereitgestellt gekennzeichnet.
Auslagerung
Anhand der Transportscheine werden die Auslagerungen vom Staplerfahrer durchgeführt. Mit den fertig abgearbeiteten Transportscheinen werden die Transporteinheiten in der Auftragsverwaltung als Bereitgestellt gekennzeichnet. Sind alle Auslagerungen und Kommissionierungen für den Auftrag durchgeführt, wird der Status des Auftrags auf Bereitgestellt gesetzt. Nach dem Verladen wird der Auftrag als Ausgelagert gekennzeichnet, wodurch die zugehörigen TEs automatisch ebenfalls auf Ausgelagert gesetzt werden.
Transporthilfsmittel
Transporthilfsmittel (Paletten, Gitterboxen, Kartons etc.) können getrennt pro Auftrag und Kunde erfasst werden und werden zusammen mit diesem mit dem Auftraggeber verrechnet. Die THMs können bereits bei der Auftragserfassung geplant werden (Status Geplant)und werden dann mit der Freigabe des Auftrages auf einem Transportschein ausgedruckt. Nach der Bereitstellung der TEs kann die Menge der bereitgestellten THMs korrigiert werden (Status Ausgeliefert).
Umlagerung
Die Umlagerung von TEs innerhalb des Lagers wird über einen internen Auftrag (Ungeplante Auslieferung) verwaltet und entspricht der Kombination von Auslagerung und Wiedererfassung ausgelagerter TEs. Der Status des Auftrages wird statt Ausgelagert auf Umgelagert gesetzt. Der Status der TEs geht auf Eingelagert, der Status der AuftragTE auf Umgelagert.
Lagerübersicht
Grafische Lagerübersicht
Es wird ein grafisches Abbild des Lagers erstellt. Wird ein einzelner Stellplatz selektiert, werden Detailinformationen über den Stellplatz und die eingelagerte Transporteinheit angezeigt.
Füllgrad
Der aktuelle Füllgrad des Lagers wird angezeigt und enthält folgende Informationen:
| Anzahl Stellplätze gesamt | |
| Anzahl freier Stellplätze | |
| Anzahl belegter Stellplätze |
Inventur
Die Korrektur des Bestandes bzw. die erstmalige Erfassung des Bestandes ist durch geeignete Schnellerfassungsfunktionen sichergestellt. Der Ausdruck von Inventurlisten ermöglicht den raschen Abgleich des Bestandes.
Journal
Alle Lagerbewegungen durch Ein-, Aus- oder Umlagern sowie alle Inventurerfassungen werden journalisiert und somit jederzeit nach Zeit und Umfang nachvollziehbar. Ebenso werden die Bewegungen aller Transporthilfsmittel journalisiert.
Auswertungen
Es kann jederzeit der Bestand jedes einzelnen Artikels sowie die Belegung jedes Stellplatzes abgefragt werden. Es sind alle Arten von Abfragen wie z.B. alle von einem Artikel belegten Stellplätze möglich. Darüber hinaus können beliebig eigene Abfragen definiert werden.
Fakturierung
Rechnungsverwaltung
Alle Aufträge bzw. alle Avise, die den Status Ausgelagert haben, stehen zur Bearbeitung für die Fakturierung bereit. Es werden alle Artikel auf der Rechnung aufgelistet.
Nach dem Drucken der Rechnung wird der Status des zugehörigen Auftrages bzw. Avises auf Fakturiert gesetzt. Nach Eingang der Zahlung wird der Status auf Bezahlt gesetzt.
Die Verrechnung erfolgt entweder nach Gewicht, nach Größe(m³) oder nach Anzahl und Typ der Transporteinheiten. Generell wird die Einlagerung und Auslagerung sowie eine taggenaue (kalendermäßig, d.h. auch So- u. Feiertag) Miete verrechnet. Die Ein- und Auslagerung kann zusammen verrechnet werden. Die Tarife sind kundenspezifisch zu hinterlegen. Die Ein-/Auslagerung und die Miete werden getrennt verrechnet.
Es können diverse Zuschläge verrechnet werden:
Für den Versand werden ebenfalls Lieferscheine gedruckt. Sie enthalten u.a. die Adressen des Empfängers, den Absender, ein Feld für die Eintragung des Spediteurs, und ein Feld für die Unterschrift des Fahrers in Blockbuchstaben.